会議費には上限がある？交際費との違いや計上時のポイントなど徹底解説

会議費とは、社員が取引先と打ち合わせをしたり、社内外で会議をしたりするときに発生する費用のことをいいます。具体的には、会議室の利用料金や資料代、お茶代などが会議費に該当するものです。また、喫茶店などで会議を行ったときに発生した費用も、同じように会議費として扱えます。

一般的に、常識の範囲内において飲食を伴うような場合には、会議費として扱って問題ないでしょう。限られた予算のなかで効率よく打ち合わせや会議を行うために、会議費は非常に重要なものなのです。

会議費と間違われやすいものに、接待交際費があります。接待交際費とは、得意先や株主、取引先に対して接待をする際に発生する費用のことです。

会議費は会議や打ち合わせをすることがメインなので、接待交際費とは主な目的が異なります。また、会議費は基本的に全額経費にできるのに対して、接待交際費は会社の規模によって1年間で経費にできる金額に上限があるという違いがあります。

会議費については、会議が目的である場合、金額に上限はありません。そのため、全額経費にできるのがポイントとなります。会議を行う会場費や配布する資料代などで5000円を超えてしまった場合にも、会議費として計上できるのです。

「会議費の上限は一人あたり5000円」という言葉を耳にしたことがある人もいるかもしれませんが、これはあくまで、会議費の中の飲食にかかる代金の話です。

また、接待が目的だった場合でも飲食代が1人5000円以下であれば、接待交際費ではなく会議費として扱えるということになります。

ここでは、5000円以下の飲食代を接待交際費ではなく会議費として計上する際に、覚えておきたいポイントを紹介します。あとになって「計上できない」と焦らないように、しっかりチェックしておきましょう。

5000円以下の飲食代を会議費として計上するためには、証拠となる領収書やレシートなどの書類を残しておく必要があります。また「飲食費が発生した年月日」「得意先の名前・名称」「参加人数」「飲食店名・所在地」「その他必要事項」といった情報も必須です。忘れないように、領収書やレシートの裏面にメモを残しておくといいでしょう。

条件にもよりますが、カラオケやスナックで発生した費用でも、会議中の飲食が目的であれば会議費として扱うことができます。ただし、たとえば歌を歌うことが目的でカラオケを利用した場合、その費用は会議費として扱えません。

また、スナックでも、女性に会うことが目的で訪れているのであれば会議費にはできないので注意しましょう。はっきりとした定義はされていませんが、頻繁にカラオケやスナックを利用している場合には、会議費として扱えない可能性が高くなります。

接待においては、2次会を行うケースも多いでしょう。1次会・2次会を行う場合には、個々のお店で支払った金額を会議費として扱えるかの判断をします。つまり、1次会で5000円以下、2次会でも5000円以下であった場合、どちらも会議費として扱うことが可能です。

ただし、同じお店でそのまま2次会が行われた場合、どちらも「同じ会合である」と判断されます。そうなると、1次会と2次会にかかった費用を合計し、それが5000円以下である場合には会議費となります。

会議費を計上するにあたって、飲食代の取り扱いは特に間違えやすいポイントとなります。たとえば、昼食時に社員へ仕出し弁当を提供した場合、この費用は福利厚生費にあたります。会議を行ううえで必要な弁当ならば別ですが、そうでなければ会議費としては計上できません。

その他にも、新年会や忘年会で発生した飲食代も会議費として扱えないので覚えておきましょう。ただし、あくまで仕事の一環として、普段と同じような場所・金額で行う場合には会議費となる場合もあります。とはいえ、そのような状況で新年会や忘年会を行うケースは珍しいため、会議費として計上することは非常にまれです。

ここでは、会計業務において会議費を計上するときの注意点を紹介します。どれも重要なポイントなので、しっかり覚えておきましょう。

会計処理をするにあたっては、消費税の扱いについて注意が必要です。というのも、会議費の5000円基準の判断において、消費税を抜くのか税込みなのかは会計処理の方式によって異なるからです。

もし「税込経理方式」を採用している場合には、税込み金額で5000円以下かどうかを判断することになります。しかし「税抜経理方式」の場合には税抜きの金額で判断するため、税抜5000円までであれば会議費として計上することが可能です。

消費税分だけの差ではありますが、会議費として扱える金額に違いが出てくるので十分に気を付けましょう。ほんの少しの差で会議費として計上できないのは避けたいところです。

会議が目的であった場合、基本的には金額に上限はありません。しかし、高額な金額になると、会議費として認められないケースもあるので気を付けましょう。

会議費はあくまで会議や打ち合わせが前提にあるものとされているので、高額な飲食代は不適切だと見なされることがあるのです。そのため、常識の範囲内として1人あたり3000円～5000円程度にとどめておくようにしましょう。このくらいであれば、一般的に妥当と考えられる金額です。

会議費で認められるのは、あくまで飲食代に限ります。たとえば、お中元やお歳暮といったプレゼント代はあくまで贈答になるため、会議費として扱うことができないので注意しましょう。

同じような考え方から、飲食後に渡す土産代も含まれないため気を付ける必要があります。会議費は、あくまでも「会議や打ち合わせをするのに必要な飲食代」です。家に持ち帰るようなお土産は会議費には該当しないので、くれぐれも注意してください。

飲食代において、隠ぺい行為を行った場合には重加算税の対象になるので注意しましょう。たとえば、人数の水増しをして、飲食代が1人あたり5000円以下になるような行為が該当します。

こうした行為は悪質だと判断されるので、大きなペナルティを受けることになるのです。それから、会議費として扱えないものを会議費として計上しないように注意することも大切です。

会議費と間違えやすいものとして、福利厚生費があります。接待交際費とあわせてよく混同されるものなので、くれぐれも注意しましょう。福利厚生費には、社員旅行や懇談会などが該当します。

接待交際費が取引先や得意先などのために使用する接待費用であるのに対し、福利厚生費は社員の慰安のための費用となります。非常によく似ているものではありますが「支出の対象が誰なのか」と考えれば、判断はしやすくなるでしょう。

飲食費の中でも、会議費に計上できる場合・できない場合があります。しっかりと理解しておくことはもちろんですが、判断に迷ったときには、きちんと確認するといいでしょう。

特に、接待の際の飲食代を会議費として計上するためには、上限の金額内に収める必要があります。上限の5000円を常に意識して、会議費とそれ以外の科目を分けて計上できるようにしておきましょう。