【個人事業主向け】福利厚生費を計上するときの判断ポイントや注意点

福利厚生費を経費として扱うためには、そもそも「福利厚生費とはどのようなものなのか」をしっかりと理解しておく必要があるでしょう。そこで、福利厚生費について具体例を挙げながら紹介します。

福利厚生費とは、従業員の労働意欲や福祉を向上させる目的として支払った費用のことをいいます。代表的なものとして健康診断料や通勤手当、セミナー参加料、社員旅行費などが該当します。

もともと、福利厚生という言葉には「従業員のための、給料とは別の報酬」という意味があるため、従業員のいない個人事業主が福利厚生費を計上することはおかしな話になります。

福利厚生費は従業員のためのものですが、では個人事業主は絶対に福利厚生費を利用できないのでしょうか。ここでは、個人事業主自身が福利厚生費を利用できるかどうかについて紹介します。

個人事業主が1人だけで事業を行なっている場合、福利厚生費を利用することはできません。また、雇っているのが事業専従者だけの場合も、同じように福利厚生費を利用できないようになっています。

理由の1つとしては「事業のために必要な支出なのか」「生活のために必要な支出なのか」という線引きをすることが非常に難しいからです。福利厚生費には、はっきりとした定義がされていないため人によっても判断が分かれることがあります。

基本的に、福利厚生費が目的としているのは「従業員の労働意欲・福祉の向上」です。そのため、従業員がいないケースでは福利厚生費が利用できないと考えておきましょう。

従業員がいる場合は、従業員と同じ内容にかぎり個人事業主も福利厚生費を利用できます。ただし、ここでいう従業員には家族は含まれませんので注意してください。家族をのぞく従業員を雇っていて、なおかつ個人事業主や専従者、従業員が平等に利用できるものだけが福利厚生費として扱うことができます。

もし、福利厚生費を支払ったときには、経費として取り扱うことで節税にもなるのがポイントです。

ここでは、個人事業主が福利厚生費を計上できるかどうかの判断ポイントを紹介します。大切な部分なので、しっかりとチェックしておきましょう。

福利厚生費は、全従業員に対して平等に支出する必要があるとされています。そのため、たとえば特定の従業員を対象にした支出などは福利厚生費として経費として認められないので注意しましょう。これは、福利厚生費の基本的な考え方に「機会の平等性」が謳われているためです。

一部の従業員にとって優位なものは、福利厚生費とはみなされません。勤続年数や、役職に就いているかどうかによって金額・内容が変わってくるようなものは、福利厚生費として扱うことはできないので注意しましょう。

福利厚生費は、金額が大きいものであった場合、税務署から指摘を受ける可能性もあります。福利厚生費には「金額の妥当性」というものが基本要件として存在するため、あまりにも常識からかけ離れたような金額は調査の対象となりやすいです。

福利厚生費には、特に金額の上限はありません。しかし、税務署から指摘されるような状況を避けるためにも、妥当な金額でとどめておく必要があるでしょう。

ここでは、個人事業主が福利厚生費として計上できるとき、できないときの具体例を紹介します。あとになって「計上できずに困った」ということにならないように、きちんと把握しておくことが大切です。

たとえば、従業員の健康管理を目的としてスポーツクラブの会費を支払った場合には、福利厚生費として計上することが可能です。また、忘年会や新年会、歓送迎会などのレクリエーションの費用も福利厚生費にできます。ただし、従業員全員を対象としたものであり、かつ費用に差がなく一律であることが条件です。

それから、たとえ福利厚生費として計上できるものであっても、現金で支給した時点で給料または接待交際費と判断されます。そうなると、かかった金額は課税の対象となってくるので注意しましょう。

専従者と2人で食事や旅行に行ったような場合、かかった費用は福利厚生として計上できません。もちろん、個人事業主が1人だけで旅行に行った場合も対象外です。また、個人的なスポーツクラブの会費も計上できないので気を付けてください。

そのような費用は、事業に必要なものではなく、あくまで個人事業主が個人的に楽しむものとみなされます。福利厚生費は本来、従業員の労働意欲や福祉の向上を目的としているため、事業主個人の娯楽は当てはまりません。

会計処理に慣れていない人は特に、ミスをしてしまいがちなポイントがいくつかあります。ここでは、個人事業主が福利厚生費の会計処理を行うときの注意点を紹介していきます。

福利厚生費は「交際費」「会議費」と混同しやすいのでくれぐれも注意しましょう。これらは内容もよく似ているため、間違える人も非常に多いです。しかし、きちんと内容を理解すれば、全く別のものであることがわかります。

たとえば、交際費とは得意先や仕入先との接待などで使用した費用のことを指すものです。一方、会議費は、会議の際に支払った飲食代などのことを指します。似てはいますが、支出の目的がそれぞれで異なる費用なのです。

会計処理を行うときに混同して間違えてしまわないように、それぞれの費用の目的をきちんと把握しておく必要があります。

福利厚生費には、費用の種類によって要件が定められています。そのため、計上するときにはしっかりと確認することが大切です。

たとえば、社員旅行には「旅行期間が4泊5日以内」「参加人数が会社全体の50%以上」といった条件があります。同じように、研修旅行にもはっきりと要件が定められているのです。もし、この条件をクリアしていない場合には、福利厚生費として計上できないので注意が必要です。

会計処理を行なっていると、どのような費用として扱えばよいのか迷ってしまうことがあるかもしれません。もし、支払った費用が「福利厚生費として計上できるかどうか判断が難しい」という場合には、無理に計上しないことがポイントです。万が一間違えて計上してしまった場合、税務署から指摘を受けることになってしまいます。

福利厚生費は、明確になっている部分もあれば、あいまいなところもあります。そのため、迷うことがあってもおかしくありません。福利厚生費として計上していいのか困ってしまったときには、自分で判断せず、プロである税理士に相談するようにしましょう。

個人事業主が福利厚生費を経費として扱うには、基本的に「従業員を雇っていること」が条件になります。しかし、福利厚生費として計上するためには、ほかにもいくつかの条件や注意点に気を付ける必要があるでしょう。

内容が細かい部分もあるため、最初のうちは迷ってしまうこともあるかもしれません。そのようなときは1人で判断せず、税理士に相談しながら正しい会計処理を行っていきましょう。